Efficacité pro : 4 clés pour verrouiller et modifier tous vos PDF

Une forteresse, le PDF ? Un format universel figé dans une irréductible posture de résistance à toute modification ? Rien de moins sûr. Pendant de longs mois, les experts de LV Consultants sont allés traquer les secrets du PDF. Aujourd’hui, ils vous remettent rien moins que le meilleur de leurs investigations : un trousseau de quatre clefs capables de verrouiller un PDF pour protection et validation, de l’ouvrir complètement, de l’alléger, de l’annoter et de modifier son contenu. Ne nous remerciez pas, c’est gratuit !

Clef n°1 : protégez votre PDF

Le principe même du PDF, c’est de conserver dans un format universel portable la version définitive d’un document, a priori validée et non modifiable – ce qui est surtout utile dans le traitement des documents officiels, voire confidentiels. Sauf que, si vous n’exploitez pas tous les ressorts d’Adobe Acrobat, votre document restera modifiable par toute bonne assistante de direction ou toute personne un tant soit peu férue de bureautique – comme nous le verrons par la suite. En fait de forteresse, votre document en PDF standard est un peu comme une maison ouverte à tous les vents, qui semble n’attendre que la visite d’un intrus. Si vous voulez réellement protéger la confidentialité et l’intégrité de vos données, il va falloir en passer par une protection en bonne et due forme. Pour ce faire, rien de plus simple.

  • Dans le menu supérieur du logiciel Acrobat, cliquez sur Protection, puis sur Protection par mot de passe et validez. Choisissez de préférence une compatibilité avec Adobat Acrobat 9 au moins, car c’est la seule version susceptible de vous garantir une protection réellement efficace.
  • Dans la fenêtre qui s’ouvre alors, choisissez les options de protection de votre document : désignez un mot de passe qui sera demandé à chaque ouverture du document.
  • Si vous le souhaitez, vous pouvez également empêcher les tiers d’imprimer ou de copier le document en cochant les cases adéquates : en cochant la case Restreindre l’édition et l’impression du document, il vous sera possible de désigner un mot de passe spécifique pour limiter les possibilités d’imprimer le document. Si vous choisissez Aucune dans les propriétés d’impression ou d’édition, le document sera interdit d’impression ou de modification.
  • Pour empêcher la copie, décochez les cases Activer la copie de texte, d’images et d’autres contenus, ainsi que Permettre l’accès au texte pour les lecteurs d’écran destinés aux malvoyants.
  • Une fois les choix validés et le document enregistré, la lecture et l’impression sont soumises à authentification et la copie d’éléments du contenu est désactivée.
  • Dans le cas où vous souhaiteriez valider définitivement un document pour empêcher toute modification ultérieure, pensez également à définir une signature numérique en cliquant sur signature dans le menu supérieur d’Acrobat.
Je n’arrive pas à choisir mes options de protection de PDF. Que faire ?

Si la fenêtre de configuration des options de protection ne s’ouvre pas, c’est probablement qu’aucun système d’authentification numérique n’est prévu sur votre poste. Dans ce cas, rendez-vous dans le menu ‘’Options avancées’’, puis sur paramètres de protection. Dans la fenêtre qui s’affiche, cliquez sur l’icône plus et suivez les instructions pour ajouter une identification numérique. Une fois cette procédure mise en place, l’opération de protection par mot de passe pourra être rééditée avec succès.

Clef n°2 : Révisez et commentez votre PDF

En observant le menu d’Acrobat, il ne vous aura pas échappé qu’une possibilité de commentaires est prévue par le logiciel. N’hésitez pas à user et abuser de cette fonctionnalité bien pratique pour ajouter une note, que vous pourrez positionner directement sur l’objet de votre commentaire. Pour activer l’option, il faudra parfois, avec Acrobat Pro, utiliser le menu Commentaires, Activer la fonction de commentaire et d’analyse dans Adobe Reader avant d’enregistrer le document dans un nouveau PDF.

A noter que le choix de cette option a pour effet de désactiver automatiquement certaines actions comme les modifications par des tiers, le remplissage d’un formulaire ou l’assemblage de documents. Pour réactiver ces fonctions, enregistrez le document sous un nouveau nom, via le menu Fichier, Enregistrer une copie.

Clef n°3 : Modifiez votre PDF

Il s’agit de l’option la plus intéressante d’Acrobat Reader 9, activable, il s’entend, sur les documents non verrouillés ou signés. En cliquant sur Outils puis modifications avancées, puis en choisissant d’afficher la barre d’outils modifications avancées, vous pouvez rectifier très aisément le contenu de votre document : l’icône T (pour traitement de texte) permet la retouche de texte, l’ajout et la suppression de données dans le document ; l’icône rogner rend possible le recadrage d’un document (par exemple pour supprimer une entête ou un pied de page obsolètes). Pour tout changement de police, appuyez sur la touche Ctrl en même temps que vous cliquez pour faire apparaître le fenêtre de contrôle des polices. Enfin, l’ajout de liens hypertexte cliquables se fera aisément en cliquant sur l’outil lien.

Si vous ne disposez pas d’Acrobat, sachez d’ailleurs que d’autres logiciels gratuits proposent toutes ces options dans leur version de base. Avec le logiciel gratuit PDF-XChange Viewer, par exemple, les commentaires, le surlignage, mais aussi l’insertion de texte deviennent réalisables. Qui a dit qu’il était difficile de modifier un PDF ?

Clef n°4 : Allégez votre PDF

Maintenant que votre document est fin prêt pour transmission, reste à résoudre le problème de poids. Plus léger que Word, le PDF peut néanmoins être assez volumineux, en particulier lorsqu’il concerne des documents de plusieurs dizaines de pages. Un petit régime express peut alors s’imposer. Si vos données sont destinées à être envoyées par mail ou téléchargées sur Internet, mieux vaut privilégier un format poids plume. Dans ce cas, il suffira lors de la génération du PDF de cliquer sur le bouton propriétés afin de modifier la taille de fichier. Dans le menu déroulant, choisir ‘’taille de fichier minimale’’ : s’il perd en qualité d’affichage, le fichier est alors compressé au maximum pour une transmission plus rapide.

Pour en savoir plus sur les astuces bureautiques, voir notre fiche-programme sur la formation aux astuces du pack office ou consultez nos formations en bureautique.

Et pourquoi ne pas convertir le PDF en Word ou Excel ?

Pour un reformatage complet d’un document reçu en PDF, les outils propriétaires d’Acrobat peuvent s’avérer incomplets. Heureusement, des outils en ligne gratuits tels que www.pdftoword.com et www.pdftoexcelonline.com permettent aujourd’hui de convertir très simplement vos PDF en format Word ou Excel. Avec ces deux outils, vous résoudrez d’un seul clic tous vos soucis de conversion de fichier … à condition, bien sûr, que le fichier ne soit pas protégé par mot de passe.

Restons connectés!