Outils de productivité Web : gagnez une heure par jour

Las de perdre des heures à partager un gros fichier ou à retrouver une information essentielle sur Internet ? Des outils bureautiques & Web existent pour vous permettre de traiter vos données en quelques clics … et de gagner au moins 1 heure par jour. Top chrono !

Gagnez 15 mn/jour en créant des règles automatiques de traitement du courrier

Selon un sondage BVA Tryane, réalisé en septembre 2012, 46 % des salariés passeraient vingt minutes à une heure par jour à lire leurs mails. C’est assez dire combien il importe de gérer efficacement sa messagerie pour ne pas sombrer dans un océan de courriels non traités ! Sur Outlook comme sur Gmail, il existe par bonheur pour les accoutumés du mail des fonctions de nature à automatiser certaines actions récurrentes : les règles.

En définissant des règles de traitement du courrier, vous n’aurez plus à classer dans un dossier spécial les mails d’un fournisseur ou d’un donneur d’ordre particulier, pas plus que les courriels portant sur une thématique spécifique. Le gestionnaire de messagerie le fera pour vous !

De même, la suppression des spams ou le transfert de certains mails (portant un mot-clé spécifique dans l’objet) pourront-il être automatisés. Désormais, au lieu de prendre 10 minutes à retransmettre à vos collègues ou collaborateurs les documents d’information que vous recevez quotidiennement, vous pourrez vous offrir un petit café matinal, loin du stress de votre boîte mail !

Outlook facile : la règle

Dans le menu Outils, cliquez sur Règles et alertes. Cliquez sur Nouvelle règle. Effectuez l’opération suivante :

    • Utiliser un modèle comportant des actions et conditions prédéfinies (copie, suppression, déplacement de fichier dans un dossier, transfert automatique)
    • Suivre les étapes proposées par Outlook pour définir la règle (règle d’envoi ou de réception, action en fonction du destinataire, de mots-clés dans l’objet, exceptions de traitement, etc.)
    • Enregistrez et appliquez si besoin au courrier de la boîte de réception

Gagnez 30 mn/jour en stockant vos données en ligne

Si vous avez déjà rêvé de pouvoir accéder à vos dossiers où que vous soyez, et, plus encore, de partager vos données avec vos collègues sans recourir à de fastidieux envois d’emails, Dropbox est fait pour vous.

Simplissime d’utilisation, ce service de stockage de données sur Internet ne se contente pas d’enregistrer automatiquement les fichiers de votre disque dur en ligne : il les conserve sur un espace sécurisé et permet de les mettre à disposition des utilisateurs identifiés avec qui vous souhaitez les partager. Les fichiers déposés dans les dossiers partagés de Dropbox sont ainsi immédiatement synchronisés avec l’ordinateur des personnes autorisées.

Plus besoin donc d’écrire et d’envoyer des emails dès lors qu’on décide d’envoyer un fichier à ses collègues, non plus que de sauvegarder des fichiers adressés par mail. Pilier du ‘’cloud computing’’, l’application, si elle envoie vos données dans les nuages, vous autorise surtout à garder les pieds sur terre et à maîtriser au mieux votre temps.

Gagnez 10 mn/ jour en optimisant la gestion de vos favoris sur Internet

Autre outil destiné à ceux à qui il arrive précisément d’avoir la tête dans les nuages : le gestionnaire de favoris Internet. On sait tous combien il est rageant de perdre son temps à retrouver un site utile qu’on a complètement oublié de conserver dans ses favoris (ou qu’on a perdu au milieu de centaines de favoris aux intitulés tous plus nébuleux les uns que les autres).

Certes, l’historique du navigateur peut en ce cas être d’une grande aide, notamment pour retrouver une adresse visitée récemment. Il n’en reste pas moins que ce type d’opération curative peut facilement faire perdre un précieux quart d’heure, si ce n’est davantage. Sans compter que l’historique d’Internet Explorer, Google chrome ou Firefox ne permet pas de remonter au-delà de quelques jours de connexion Internet.

La solution ? Utiliser un gestionnaire de favoris comme Delicious ou Diigo. Le principe est là encore très simple : une fois inscrit sur l’un de ces services en ligne, il est possible de stocker en ligne ses favoris (et donc d’y accéder depuis n’importe quel ordinateur), mais surtout de les intituler et de les classer par mots-clés. Par défaut, les informations essentielles concernant le site sont présaisies, ce qui permet de gagner encore plus de temps. Archiver ses données, virtuelles comme physiques, est en effet le meilleur, voire seul moyen de ne pas les égarer !

Gagner 5 mn par jour en optimisant la création de ses procédures

En tant que fervent adepte (et/ou prescripteur) de la norme ISO 9001 au sein de votre entreprise, sans doute avez-vous au l’occasion de participer à l’élaboration de procédures de travail. Une tâche de longue haleine, bien souvent compliquée par la nécessité d’introduire des captures d’écran explicatives destinées à clarifier le process.

Heureusement, plus n’est aujourd’hui besoin de recourir aux bons et loyaux services de Powerpoint ou de Paint pour dessiner tant bien que mal des flèches et autres légendes sur une copie d’écran de piètre qualité ! L’application Web Jing permet en effet de créer une capture d’écran avec une simple combinaison de touches et d’insérer directement tous les éléments susceptibles de présenter vos explications.

Vous pouvez ainsi mettre en avant certaines zones, intégrer des zones de texte, des formes, etc. Et, pour boucler la boucle, ce redoutable outil d’efficacité professionnelle est synchronisable avec Dropbox !

Restons connectés!