Pour bien gérer les interruptions, intégrez-les !

Coupures. Digressions. Tâches inattendues. N’en déplaise aux inconditionnels de l’organisation, aucune bonne résolution, si planifiée soit-elle, ne résiste à ces petits aléas qui font le quotidien des professionnels. Au lieu de tenter (vainement) de fuir les sollicitations inopportunes et autres distractions, intégrez-les … pour mieux les gérer.

Fuyez les interruptions et elles reviennent au galop

Lundi matin, 8h00. Gonflé à bloc par vos bonnes résolutions, vous vous sentez prêt à porter le coup de grâce à l’impressionnante liste de tâches inachevées que votre tendance naturelle à la procrastination a alimenté tout au long de l‘année précédente. Le stylo à la main et l’enthousiasme au cœur, vous vous sentez prêt à suivre tous les conseils que vous avez pu glaner dans les magazines RH sur l’efficacité professionnelle : éconduire avec douceur les importuns (tout en leur laissant comprendre que vous êtes à l’écoute de leur problème), "discipliner vos collègues trop bavards" (par exemple en plaçant sur votre porte un écriteau à l’humour léger et primesautier : "J’offre un verre à toute personne susceptible de m’aider à retrouver les heures perdues cette semaine au bureau".), déléguer et/ou vous isoler.

Et pourtant. 10 minutes à peine après votre arrivée matinale au bureau, le coup de téléphone (forcément) impromptu d’un client va ébranler d’un coup vos plans d’organisation idéale. Car vous aurez eu beau tenter d’amadouer votre interlocuteur, ce dernier aura été relativement insensible à vos aimables tentatives d’écourter la conversation. Pis, il aura fait de la résistance quand vous aurez tenté de vous décharger de l’insigne joie de traiter son urgence sur un de vos collègues : il vous aura rappelé au passage que vous avez bien été désigné (pourquoi vous ? oui pourquoi ?) comme son interlocuteur identifié, chargé de régler son problème. Et vous aura gratifié (en prime) de vingt minutes d’une digression charmante sur ses dernières vacances en famille dont vous aurez eu le plus grand mal à vous dépêtrer. Le scénario est connu, pour ne pas dire vécu. Nos collègues, clients et nous-mêmes n’étant ni plus ni moins que des êtres faits de chair et de sang, il est rare que les bons conseils des spécialistes de l’organisation puissent réellement porter leurs fruits, et ce pour une bonne et simple raison : ces derniers s’appuient sur des velléités utopiques de contrôle de soi et des autres, et postulent une nature humaine idéale qui, probablement, n’existe pas, et, sans doute, n’existera jamais – là où il serait beaucoup plus efficace de composer avec cet ingrédient essentiel qu’est l’imprévu.

Et si l’imprévu prenait la forme d’une tomate, notre recette porterait-elle ses fruits ?

Concrètement, notre idée d’organisation est à relier à celle développée par Francesco Cirillo à la fin des années 1980, et connue sous le nom de ‘’technique de la tomate’’ ou ‘’méthode Pomodoro"). Partant du principe que la segmentation des tâches en unités de 25 minutes (quantifiées par un minuteur en forme de tomate) entrecoupées de courtes pauses permettait de favoriser l’agilité intellectuelle, Francesco Cirillo a préféré s’appuyer sur les potentialités réelles de l’humain pour développer une méthode de gestion du temps efficace. En s’inspirant de sa méthode pour son caractère humaniste et pour sa drôle d’effigie (la tomate minuteur, qui pourrait être une farce et se veut sans doute un symbole pour tous ceux qui refusent de se prendre trop au sérieux), et en l’adaptant à la problématique de l’imprévu, on peut tirer la recette qui suit : 1. Découpez votre journée en plages d’activité unique, que vous appellerez ‘’tomates’’ si ça vous aide et vous amuse. Lorsque vous vous attaquez à une tomate, essayez d’en venir à bout sans mordre dans une autre : ré-apprenez à vous concentrer sur une tâche unique pendant un temps donné à déterminer (25 mn comme le veut la méthode de Cirollo ? Davantage ?). Vous éviterez de passer de la tomate à l’orange ou de coq à l’âne. Evidemment, si vous pouvez d’emblée prévoir que des sollicitations dont vous ne connaissez pas la nature vont immanquablement vous tomber dessus, n’hésitez pas à leur ménager autant de tomates que nécessaire. Mieux vaut cuisiner les tomates que d’être victime d’un violent lancer de tomate impromptu. 2. Entre chaque tomate, saupoudrez de quelques grains de sel : respirez, échangez quelques mots avec vos collègues (au lieu de chercher à les museler), buvez un café, écrivez éventuellement un mail qui ne demande pas plus d’1 ou 2 mn de travail et aucun effort de concentration particulier… 3. Après avoir farci quatre tomates, octroyez-vous une pause plus longue, d’environ ¼ d’heure. C’est le moment de vous livrer à des actions gourmandes en temps, peu rentables mais indispensables : lisez-vos mails, faites votre veille, progressez doucement sur de petites actions de fond reportées d’années en années, ou entomatez un dernier imprévu… A la fin de la journée, prenez note des tomates que vous aurez farcies. C’est bon pour le moral et la motivation !

Deux minuteurs pour des tomates à point Si vous cherchez à appliquer à la lettre la méthode Pomodoro, et notamment à vous minuter pour respecter les 25 mn imparties à chaque ‘’tomate’’, vous pouvez acquérir le minuteur Pomodoro sur le site du même nom (même si le respect strict de cet intervalle peut paraître frustrant). Et pour ceux qui préfèrent le chronomètre virtuel, Chrome propose désormaisl’extension Chromodoro, qui, une fois intégrée au navigateur, fait office de minuteur Pomodoro. Une bonne façon de réguler en douceur des activités comme la recherche d’informations professionnelles ou d’autres aussi ludiques que chronophages comme …le bavardage sur les réseaux sociaux !

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